VIRBAC COLOMBIA LTDA.

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, así como lo consignado en los Decretos 1377 de junio 27 de 2013, 886 de mayo 13 de 2014 y Decreto Único Reglamentario 1074 de mayo 26 de 2015, al igual que lo reglado en la Circular Externa No. 001 de noviembre 08 de 2016 emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio, Virbac Colombia LTDA, mediante el presente documento establece su Política Generalpara el Tratamiento y Protección de Datos Personales..

 

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

VIRBAC COLOMBIA LTDA. , sociedad comercial identificada con NIT 860.514.325-5, sociedad Colombiana cuyo objeto social : A) La compra, distribución, venta, permuta, mejora, producción, explotación exportación e importación de productos veterinarios, agropecuarios, afines y similares. B) El asesoramiento de la producción y mejora de todos los productos. C) Podrá formar parte de sociedad adquiriendo o suscribiendo acciones o haciendo aportes de cualquiera especie, siempre que el objeto social de aquellas sociedades sea similar a esta o complementario de la misma. D) Podrá adquirir o enajenar bienes muebles o inmuebles tomándolos en administración o arriendo, para mejor marcha de la sociedad u objeto social. E) En desarrollo de su objeto social podrá ejecutar toda clase de actos que fueren necesarios y convenientes para el cabal cumplimiento de su objeto social y que tenga relación directa, colateral o afín con el objeto mencionado. F) Ejecutar contrato de mutuo, con o sin intereses llevando la representación de sociedades de cualquier tipo siempre que el objeto social de aquella se asimile al de esta sociedad. La sociedad hacer en su propio nombre o por cuenta de terceros o en participación con ellos, inversiones directa o indirectamente en importaciones o exportaciones de toda clase de bienes tales como maquinaria y materias primas, trueque a nombre propio o por intermedio de terceros e inversiones permanentes o temporales en toda clase de transacciones comerciales; constituir gravámenes, celebrar contratos con personas naturales o jurídicas; efectuar operaciones de préstamo, cambio, es cuento, cuentas corrientes, dar o recibir garantías, girar, endosar, adquirir, y negociar títulos valores; podrá comprar, distribuir, vender, permutar, mejorar, producir, explotar, exportar e importar los materiales y/o equipos, tecnología necesarios para su funcionamiento y todos aquellos que estén relacionados con el objeto social. Podrá de igual manera tener la representación de casas extranjeras, importaciones y exportaciones bien sea por comercio a nombre propio e inversiones permanentes o temporales en toda clase de transacciones, así como ocupándose de cualquier otro acto o contrato lícito que no sea de comercio.

Celebrar con establecimientos de crédito y con compañías aseguradoras o de financiamiento comercial, todas las operaciones que se relacionen con los negocios y bienes sociales. Podrá intervenir en los mercados nacionales y extranjeros para vender, comprar, permutar, distribuir, mejorar, producir, explotar materias primas, productos terminados, maquinaria y equipo, parte de ellos, o en proceso de transformación; gestionar y obtener el reconocimiento de marcas,

nombres comerciales, signos, patentes de invención y en general celebrar todos los contratos relacionados con la propiedad industrial. Contratar asesorías técnicas y en general toda clase de servicios en el aspecto técnico, financiero o industrial para el ejercicio de la actividad de la sociedad en los mercados nacionales o del exterior.

 

Participar como socio o accionista de sociedades limitadas, anónimas, en comanditas simples o por acciones o colectivas con arreglo a la ley. Celebrar y ejecutar, en general, todos los negocios, actos y contratos perentorios, complementarios o accesorios de los anteriores y los que sean conducentes al buen logro de los fines sociales. Podrá también celebrar contratos Joint Venture o alianzas estratégicas con las sociedades nacionales o internacionales cuyo objeto social sea afín o similar; uniones temporales, grupos empresariales, consorcios y cualquier contrato de asociación que redunde en beneficio de la sociedad para el complemento de su objeto social.

 

DIRECCIÓN FÍSICA: CR 54# 76-20

CORREO DE CONTACTO: habeasdata.col@virbac.com.mx

TELEFONO:57+1 2252100

PÁGINA WEB: co.virbac.com

 

2. OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la empresa permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

 

3. ALCANCE

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de VIRBAC COLOMBIA LTDA. como responsable del tratamiento de datos personales.

 

4. DEFINICIONES

 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

2. Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.

3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

4. Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

5. Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

7. Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento

10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

11. Transferencia: Esta tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamientos de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

12. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

 

1. Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

2. Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

3. Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

4. Principio de Veracidad:: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

5. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

7. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

6. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y EL TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA., podrá hacer uso de los Datos Personales recolectados para:

 

• Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes y contratistas;

• Proveer los servicios requeridos por sus clientes y contratistas;

• Coadyuvar para el proceso de selección de personal de acuerdo a su aptitud para un cargo o tarea;

• Proporcionar información general y de interés sobre los servicios prestados;

• Recopilar información con la finalidad de optimizar procesos y ejecución de agenda y programación de labores, y otros procesos de tipo administrativo y/o operativo;

• Realizar informes correspondientes a los servicios prestados y solicitados;

• Recopilar información que permita generar evidencia sobre los servicios prestados.

 

Los descritos son los propósitos para los cuales VIRBAC COLOMBIA LTDA utilizará la información descrita en esta “POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”.

 

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

 

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012;

 

3. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

 

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

 

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

 

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal VIRBAC COLOMBIA LTDA., recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Al momento de efectuar la recolección del Dato Personal, en lo pertinente, y conforme las directrices que debe satisfacer los Encargados del Tratamiento, así como en lo que corresponda al Tratamiento de los Datos Personales que realice VIRBAC COLOMBIA LTDA., se indicará al titular de la información la finalidad para la cual se solicita el Dato Personal, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u

 

orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

 

Dicha autorización se solicitará por un término de cinco (5) años, sin perjuicio de que según el caso se amplíe o reste aquel plazo según las necesidades que dieron origen a la solicitud del Dato Personal y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

 

1. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

2. Datos de naturaleza pública;

3. Casos de urgencia médica o sanitaria;

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

9. DEBERES DE VIRBAC COLOMBIA LTDA., COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA. como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

 

8. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

12. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

10. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RESPECTO A CADA TIPO DE TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

1. Tratamiento de datos personales de Empleados y/o Trabajadores.

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA., recolecta los datos personales de sus Empleados y/o Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

 

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán las siguientes:

 

1. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;

2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

3. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

4. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

5. Consultar memorandos o llamados de atención.

6. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.

7. Contactar a familiares en casos de emergencia.

 

8. Procesos de Nómina, pago y su contabilización

9. Reportes fiscales, judiciales y demás informes requeridos por las autoridades.

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recuros Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre VIRBAC COLOMBIA LTDA. y el empleado.

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA., recolectará datos sensibles de sus trabadores para los efectos de este tratamiento la respectiva autorización será expresa y facultativa, en todo caso, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

 

Adicionalmente, la VIRBAC COLOMBIA LTDA., trata Datos Personales Sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.

 

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por VIRBAC COLOMBIA LTDA. para los fines antes mencionados.

 

Terminada la relación laboral, VIRBAC COLOMBIA LTDA. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

2. Tratamiento de datos personales de Aprendices SENA:

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA., recolectará los datos personales de sus aprendices SENA y de las instituciones que hagan sus veces, los almacenará en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los aprendices SENA por parte de VIRBAC COLOMBIA LTDA., serán las siguientes:

 

1. Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, en especial a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002 así como sus Decretos Reglamentarios.

2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

3. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de vinculación de aprendices.

4. Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

5. Gestionar las funciones desarrolladas por los aprendices.

6. Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa práctica.

7. Contactar a familiares en casos de emergencia.

 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del postulante con la empresa que en ningún caso podrá ser superior a dos (2) años, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

3. Tratamiento de datos personales de candidatos o aspirantes a procesos de selección.

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA., recolectará los datos personales de sus postulantes y los almacenará en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los postulantes de VIRBAC COLOMBIA LTDA., serán las siguientes:

 

1. Realización de gestiones para el proceso de selección del personal.

2. Envío de comunicaciones programados por la empresa, para realizar diferente pruebas de selección.

3. Corroborar la información suministrada por el aspirante durante el proceso de selección.

4. Vinculación en general de cada postulante.

 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del postulante con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan

 

necesario el manejo de la información.

 

4. Tratamiento de datos personales de Clientes, Consumidores Finales (Veterinarios, ganaderos, dueños de mascotas).

VIRBAC COLOMBIA LTDA., recolectará los datos personales de sus Clientes y los almacenará en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Clientes de

VIRBAC COLOMBIA LTDA., serán las siguientes:

 

1. Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

2. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.

3. Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.

4. Cumplir con el objeto del contrato celebrado.

5. Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.

6. Vinculación en general de cada cliente.

7. Realizar actividades de fidelización y operaciones de marketing. Información sobre la oferta de productos de la empresa.

 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

5. Tratamiento de datos personales de Clientes Potenciales, Consumidores Finales (Veterinarios, ganaderos, dueños de mascotas).

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA., recolectará datos personales de participantes en encuestas practicadas con fines estadísticos y mercantiles, con los cuales busca encontrar o establecer estrategias de mercadeo para sus clientes.

 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las encuentas de participantes que realiza VIRBAC COLOMBIA LTDA., serán:

 

1. Recolectar Información que permita implementar campañas de mercadeo.

2. Análisis de la información recolectada que permita la implementación de estadísticas mercantiles.

3. Analizar el perfil de personas jurídicas o naturales en el desarrollo de procesos comerciales.

 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el tiempo que dure la relación laboral con el empleado y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

 

6. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas

VIRBAC COLOMBIA LTDA. recolectará los datos personales de sus proveedores y contratistas y los almacenará en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y contratistas de VIRBAC COLOMBIA LTDA., serán las siguientes:

 

1. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual

2. Creación del registro contable como proveedor de la empresa

3. Procesos de pago y su respectiva contabilización

4. Solicitud, custodia de reportes de seguridad social requeridos para procesar el pago.

5. Reportes judiciales, fiscales y demás

6. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contratistas.

VIRBAC COLOMBIA LTDA. sólo recolectará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

 

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de VIRBAC COLOMBIA LTDA. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los contratistas y provedores; es decir, una vez verificado este requisito, VIRBAC COLOMBIA LTDA. devolverá tal información al Proveedor y contratistas, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor y contratista con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

 

7. Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA. recolectará los datos personales de sus visitantes y los almacenará en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de VIRBAC COLOMBIA LTDA., serán las siguientes:

 

1. Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.

 

2. Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.

 

3. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.

 

4. Cumplir con los requerimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

 

9.10 Tratamiento de datos personales de Página web:

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA., recolectará datos de sus clientes, terceros y prospectos a través de su página web y redes sociales los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

 

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales recolectados en la página web de VIRBAC COLOMBIA LTDA. serán:

 

1. Publicidad y prospección comercial de los diferentes productos y servicios ofrecidos por la empresa.

2. Recolectar la información a través de la sección contactenos.

3. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.

 

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el pactado con el cliente o tercero a través de una autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

 

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA., actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que se determine realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De otro lado, cuando el decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá VIRBAC COLOMBIA LTDA., hacerlo sin   autorización   de   los   titulares,   siempre   y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

 

11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de Edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación.

 

En todo caso, VIRBAC COLOMBIA LTDA. recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

 

12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

 

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía, ÁREA ADMINISTRATIVA. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico habeasdata.col@virbac.com.mx o a través de comunicación escrita radicada en la Carrera 54 #76-20 de la ciudad de Bogotá D.C..

 

1. De las consultas.

 

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de VIRBAC COLOMBIA LTDA. y la empresa se encargará de suministrar toda

 

la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

 

La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de

diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

2. De los Reclamos.

 

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de VIRBAC COLOMBIA LTDA., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante VIRBAC COLOMBIA LTDA., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

 

1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a VIRBAC COLOMBIA LTDA. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días

siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos

(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que VIRBAC COLOMBIA LTDA. reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.

 

2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.

 

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

1. CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD.

Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:

 

1. Estar dirigida a VIRBAC COLOMBIA LTDA.

2. Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).

3. Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.

4. El objeto de la petición.

5. Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).

 

6. Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

 

3. Requisito de procedibilidad.

 

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.

 

4. Petición de actualización y/o rectificación del Dato Personal.

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

 

5. Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato Personal.

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

 

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a VIRBAC COLOMBIA LTDA. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

 

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

3. Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

 

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por VIRBAC COLOMBIA LTDA. El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto VIRBAC COLOMBIA LTDA. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

 

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

13. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS.

 

VIRBAC COLOMBIA LTDA., se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

 

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo

12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

 

14. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del día [18] de marzo del año 2.021

 

Firmando para atestar la aprobación de la “POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES” que en este escenario se pone en conocimiento:

 

	Elaborado por:	Revisado por:	Aprobado por:
NOMBRE	Lenis Mayorga	Lenis Mayorga	Alicia Rodríguez
FIRMA
CARGO	Jefe de Automatización y Cumplimiento	Jefe de Automatización y Cumplimiento	Gerente Administrativa y Financiera – Representante Legal

 

15. HISTORIAL DE CAMBIOS

 

VERSIÓN ANTERIOR / FECHA	RAZÓN DE CAMBIO	MODIFICACIÓN	QUIÉN LO PROPUSO
N.A. / 2021-03-18	Creación del documento	N.A.	Lenis Mayorga Jefe de Automatización y Cumplimiento.